W 2015 roku dziesiątki tysięcy podatników staną przed koniecznością zakupu urządzenia do ewidencji sprzedaży. Wybór kasy fiskalnej będzie dotyczy między innymi wielu usługodawców – to część z nich musi wprowadzić kasę do działalności najpóźniej 1 marca 2015 roku. Jak wybrać odpowiedni sprzęt dla swojej firmy? Czy tanie kasy fiskalne się opłacają?

Kasy fiskalne dla usługodawców do 1 marca 2015 roku

O tym, że kasy fiskalne do 1 marca 2015 roku muszą wprowadzić między innymi usługodawcy, pisaliśmy już w artykule Od kiedy trzeba stosować kasę fiskalną w 2015 roku? Jednak nie tylko podatników świadczących usługi wyłączone ze zwolnień z kas od 2015 roku, czeka zakup kasy fiskalnej. 1 marca 2015 roku to także obowiązkowy termin wprowadzenia urządzenia fiskalnego dla tych przedsiębiorców, którzy przekroczyli limit do zwolnienia obrotowego w grudniu 2014 roku.

Niezależnie od tego, dlaczego zmuszony jesteś do stosowania kasy fiskalnej, rozumiemy, że wybór tego urządzenia może stanowić dla Ciebie pewne wyzwanie. Dobre serwisy kas fiskalnych czy sklepy internetowe mają naprawdę szeroki wybór rozmaitych modeli: kasy Posnet, Elzab, Innova – żeby wymienić tylko najbardziej znanych producentów tych urządzeń. Z drugiej strony, jeżeli nie korzystałeś nigdy wcześniej z kas fiskalnych w swojej działalności, może być Ci trudno dopasować sprzęt do specyfiki firmy.

Wybór kasy fiskalnej – jakie znaczenie ma cena?

Dla niejednego podatnika, na którego nałożono obowiązek stosowania kasy fiskalnej, cena urządzenia stanowi priorytet.

Najchętniej nie wydalibyśmy na kasę fiskalną ani grosza – ale skoro trzeba już za nią zapłacić, to najlepiej najmniej jak się tylko da.

Ty też tak myślisz?

Nikt nie lubi niespodziewanych, dodatkowych wydatków. Nie będziemy Ciebie też przekonywać, że kasa fiskalna to doskonały pomysł i powinieneś cieszyć się z jej stosowania. Prawda jest jednak taka, że na przepisy Ministra Finansów, które zobowiązują przedsiębiorców do zakupu kasy fiskalnej, nic nie poradzimy.

Radzimy Ci więc, byś pomyślał trochę inaczej: Skoro już muszę stosować kasę fiskalną, wybiorę taką, która ułatwi mi wywiązywanie się z obowiązku ewidencji sprzedaży i będzie wygodna w użytkowaniu.

Owszem, może to oznaczać, że na zakup urządzenia rejestrującego będziesz musiał przeznaczyć trochę więcej pieniędzy. Bardzo tanie kasy fiskalne to koszt około 300zł – ale niska cena jest często ich jedyną zaletą. O komforcie użytkowania, intuicyjnym menu, estetycznym wyglądzie, ergonomicznym kształcie czy nowoczesnych opcjach – możesz jednak zapomnieć.

Bardzo tanie kasy fiskalne – dlaczego się nie opłacają?

Próbujemy Cię przekonać, że kierowanie się tylko bardzo niską ceną kasy, nie jest zbyt dobrym pomysłem. Dlaczego? Ponieważ  zdajemy sobie sprawę, że obowiązki użytkownika kasy fiskalnej nie ograniczają się jedynie do rejestrowania sprzedaży i drukowania paragonu fiskalnego dla klienta po zakupie. Jeżeli nigdy wcześniej nie miałeś do czynienia z urządzeniem fiskalnym, to koniecznie zorientuj się w tym, jakie obowiązki czekają Ciebie jako przyszłego operatora kasy lub drukarki. Wiele z czynności związanych z prowadzenie kasy fiskalnej będziesz musiał regularnie wykonywać sam. Dlatego nie bez znaczenia jest, jaki sprzęt dla firmy wybierzesz.

Obowiązki użytkownika kasy fiskalnej

Zanim wydrukujesz pierwszy paragon fiskalny dla klienta, Twoja kasa musi zostać skonfigurowana i zafiskalizowana. Do jej pamięci należy wprowadzić dane firmy oraz poprawne nazwy towarów i usług oraz ceny – które potem będą się drukować na dokumentach kasowych. Formę tych nazw regulują konkretne przepisy, dlatego nie to jak zostaną sformułowane nie może być kwestią przypadku. Podobnie zresztą jak cała ewidencja sprzedaży – powinna odbywać się zgodnie z przepisami, jeżeli nie chcesz narazić się na kary finansowe. Archiwizacja danych kasowych, obowiązkowe przeglądy techniczne, kontrole skarbowe, książka serwisowa, wymiana rolek papieru, generowanie raportów dobowych oraz miesięcznych, analiza danych sprzedażowych – to wszystko ma związek z prowadzeniem kasy fiskalnej. A nie jest to wyczerpująca lista obowiązków.

Pokazuje jednak z grubsza, że to jaką kasę fiskalną wybierzesz dla firmy, będzie miało wpływ na komfort użytkowania tego urządzenia, także na przebieg czynności o charakterze podatkowych oraz na jakość obsługi klienta.

Dlatego decydując się na kasę fiskalną, nie bierz pod uwagę tylko tego, by była najtańsza. Zapłacisz mało na początku – ale koszty złego wyboru będziesz ponosił przez cały okres użytkowania wybranego urządzenia.

Nie ma co się oszukiwać: najtańsze kasy fiskalne po prostu nie zagwarantują Ci takiej wygody, jak te w nieco wyższej cenie. Nie będą miały moduły elektronicznej kopii paragonów fiskalnych, systemu szybkiej wymiany papieru, możliwości drukowania faktury VAT czy opcji umieszczenia numeru NIP na paragonie. Co więcej nie zagwarantują Ci też, że za kilka lat, a może nawet miesięcy będą spełniać wymogi Ministerstwa – wtedy będziesz zmuszony do wymiany kasy fiskalnej na nowocześniejszy i droższy model. W efekcie poniesiesz dodatkowy koszt.

Ile kosztuje dobra kasa fiskalna?

Ceny wysokiej jakości kas fiskalnych zaczynają się już od ok.900 zł. W takiej cenie możesz już kupić naprawdę niezłe urządzenie, spełniające wysokie standardy, wygodne w użytkowaniu i zapewniające obsługę klienta na profesjonalnym poziomie.

Nie zapominaj też, że dla podatników zaczynających ewidencję z zastosowaniem urządzenia rejestrującego, przewidziana jest ulga na zakup kasy fiskalnej. Jeżeli spełniasz kilka podstawowych warunków i pierwszy raz kupujesz kasę, to możesz liczyć na zwrot kosztów w wysokości nawet 700 zł za każde zgłoszone urządzenie fiskalne!

Jeżeli i Tobie przysługuje ulga na zakup kasy fiskalnej, to kupowanie najtańszej kasy fiskalnej, naprawdę się nie opłaca!

Cena kasy fiskalnej to jednak nie jedynie kryterium wyboru. Zwłaszcza, że dobry serwis kas fiskalnych zaoferuje Ci kilkanaście urządzeń różnych producentów w bardzo podobnej cenie. Jak wśród nich wybrać odpowiednią kasę fiskalną dla siebie?

W artykule 6 ważnych spraw, którymi warto kierować się przy wyborze kasy fiskalnej znajdziesz  praktyczne wskazówki, które pomogą Ci kupić dobrą kasę fiskalną dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.