Przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., wprowadziły istotne zmiany w regulacjach prawnych dotyczących użytkowania kas fiskalnych. Urządzenia fiskalne online – to głównie o nich słyszymy teraz bardzo wiele. Ale aktualne regulacje przewidują też nowy wymóg. Jego niedopełnienie może grozić poważnymi konsekwencjami.

Jeśli zatrudniasz nowego operatora kasy fiskalnej, pamiętaj o ważnym wymogu. Zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 maja 2019 r., każdy z pracowników musi podpisać oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji. Musi to zrobić, zanim rozpocznie pracę z kasą fiskalną.

 

Informacja o zasadach ewidencji

Wymóg ten zawarto w § 6 ust. 3-5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2019 r. poz. 816). Dokument, który stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia, zawiera m.in. informacje o obowiązkach ciążących na operatorze kasy fiskalnej.

Wśród nich jest m.in. rejestrowanie na kasie każdej sprzedaży na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego. Znajduje się też informacja o konieczności wydawania paragonu każdemu nabywcy bez jego żądania. Sprecyzowano w nim też zasady ewidencjonowania zaliczek. Omówiono skutki nieprzestrzegania zasad dotyczących prawidłowego użytkowania urządzenia fiskalnego itp.

 

Kogo dotyczy oświadczenie o zasadach ewidencji?

Omawiane oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji na kasie musi zostać podpisane przez użytkownika urządzenia. Chodzi zarówno o nowoczesne kasy fiskalne online, jak też o kasy tradycyjne z elektroniczną lub papierową kopią paragonu. Operatorzy kas, a więc osoby zajmujące się obsługą kasy w danej firmie, musiały podpisać oświadczenie do końca maja 2019 r. Natomiast nowi operatorzy muszą dopełnić tego obowiązku przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji. Co to oznacza w praktyce? Oświadczenie podpisuje każdy nowy pracownik zatrudniany w firmie. Nie ma przy tym znaczenia, czy wcześniej podpisał je pracując w innym przedsiębiorstwie.

 

A jeśli spóźnisz się z podpisaniem oświadczenia?

Właściciel firmy musi zadbać o to, by jego pracownicy podpisali oświadczenie przed rozpoczęciem pracy z kasą. Jeżeli spóźnił się z dopełnieniem tego obowiązku, powinien to zrobić niezwłocznie. Chociaż przepisy, które weszły w życie 1 maja 2019 r., nie wprowadziły konkretnych kar za niedostosowanie się do nowego wymogu, nie można tej sprawy traktować lekko. Zgodnie z art. 84 § 1 Kodeksu karnego skarbowego:

Art. 84. § 1. Kto, nie dopełniając obowiązku nadzoru nad przestrzeganiem reguł obowiązujących w działalności danego przedsiębiorcy lub innej jednostki organizacyjnej, dopuszcza, chociażby nieumyślnie, do popełnienia czynu zabronionego określonego w tym rozdziale,
podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.

 

W przypadku kontroli, brak podpisanych oświadczeń może zostać przez urząd skarbowy potraktowany jako niedopełnienie obowiązku, a podatnik może być ukarany grzywną.