Sposób zapisu kopii paragonów to jeden z elementów, który warto brać pod uwagę przy wyborze kasy fiskalnej. Dlaczego warto? Ponieważ zgodnie z bieżącymi przepisami, kopie paragonów fiskalnych należy przechowywać przez 5 lat! Kasy fiskalne i drukarki fiskalne dostępne aktualnie w sprzedaży, mogą zapisywać kopie na dwa sposoby: w formie elektronicznej lub na papierowej. Który sposób jest lepszy?

Przechowywanie kopii paragonów fiskalnych

Każdy podatnik, który musi stosować w działalności kasę fiskalną, ma związane z tym różne obowiązki. Jednym z nich jest przechowywanie kopii paragonów fiskalnych. Jak długo należy archiwizować kopie tych dokumentów kasowych? Przez 5 lat – przy czym okres ten liczymy od zakończenia roku, w którym upłynął termin płatności z danej sprzedaży. Wywiązywanie się z tego obowiązku, może zostać sprawdzone podczas kontroli skarbowej. Wówczas kontroler ma prawo zażądać okazania kopii paragonów fiskalnych z dowolnego miesiąca. Może to zrobić również w dowolnym momencie – więc na przykład tuż przed upływem 5 lat. Jeżeli okaże się, że nie przechowywaliśmy wszystkich kopii albo robiliśmy to w niewłaściwy sposób, wskutek czego są one zniszczone lub nieczytelne – czeka nas kara finansowa.

Właśnie dlatego, to takie istotne, by przy wyborze kasy fiskalnej zastanowić nad opcją kopiowania paragonów fiskalnych. Jaki mamy wybór? Otóż aktualnie mamy urządzenia fiskalne, które zapisują kopie paragonów w formie elektronicznej lub tradycyjnie – w formie papierowej.

Kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów czy z papierową? Co wybrać?

Krótko wyjaśnijmy, jak działają kasy fiskalne z obiema opcjami kopiowania paragonów

  • Papierowe kopie paragonów fiskalnych to opcja tradycyjna. Posiadają ją starsze modele kas i drukarek fiskalnych. Mechanizm drukujący takich kas posiada miejsce na dwie papierowe rolki kasowe. Na jednej drukują się oryginały paragonów fiskalnych, które należy wręczać klientom. Na drugiej rolce drukują się kopie tych dokumentów. Kiedy rolka zostanie już zapisana w całości, trzeba ją wymienić. Wkładamy czystą, a zapisaną zanosimy do naszego firmowego archiwum, w którym musi być przechowywana 5 lat. Archiwum to oczywiście szumne określenie – w wielu wypadkach rolki składuje się w szafkach, na zapleczach, w magazynkach itp.
  • Elektroniczna kopia paragonów fiskalnych to jak łatwo się domyślić, rozwiązanie bardziej  nowoczesne. Lepsze modele kas fiskalnych i drukarek fiskalnych mają już w standardzie pojedynczy mechanizm drukujący. Posiada on miejsce na tylko jedną papierową rolkę. Gdzie zapisują się kopie paragonów. W kasie fiskalnej znajduje się moduł elektronicznej kopii paragonu z miejscem na kartę SD/SDHC lub microSD/SDHC. Kopie paragonów fiskalnych zapisują się w formie danych elektronicznych właśnie na tym malutkim nośniku. Standardowa karta o pojemność 2GB może zmieścić naprawdę imponującą ilość danych sprzedażowych. Jaką? Zapiszemy na niej równowartość ok.3330 tradycyjnych papierowych rolek kasowych! Jedna taka karta SD starcza na cały okres używania kasy fiskalnej!

Kopie paragonów fiskalnych – co polecamy?

Zdecydowanie polecamy kasy fiskalne z elektroniczną kopią paragonów. Zresztą, takiego wyboru dokonuje wielu podatników, którzy wymieniają urządzenia fiskalne albo startują z ewidencją. Wybór jest prosty, jeśli brać pod uwagę, oczywiste oszczędności i liczne zalety tego rozwiązania.

Oto kilka z nich.

  • Kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonów jest lżejsza.  Znajduje się w niej pojedynczy mechanizm drukujący i tylko jedna papierowa rolka. Dzięki temu przenośne kasy fiskalne mogą być jeszcze bardziej kompaktowe i naprawdę mobilne.
  • Kasa fiskalna z elektroniczną kopią jest tańsza w eksploatacji. Wydajesz o połowę mniej pieniędzy na papierowe rolki kasowe.
  • Oszczędzasz miejsce na archiwizację kopii paragonów fiskalnych. Właściwie nie musisz w ogóle planować miejsca na archiwum, w którym musiałbyś przechowywać tradycyjne rolki kasowe przez 5 lat. Nie musisz martwić się o ich stan czy utratę danych – kopie elektroniczne przecież nie zamokną, nie wyblakną, ani się nie podrą tak, jak papierowe paragony. Koniec ze stresem podczas kontroli skarbowej!
  • Dbasz o bezpieczeństwo danych. Możesz zrobić tyle zapasowych kopii karty SD, ile tylko chcesz. Dla swojego komfortu, masz możliwość archiwizowania dodatkowo kopii paragonów na innych nośnikach danych – na płytach CD/DVD, na pendrive’ach, czy przenośnych dyskach. Twoje dane kasowe będą dzięki temu bardziej bezpieczne, a wciąż ich archiwizacja nie pochłonie dużo miejsca.
  • Zyskujesz łatwy dostęp do danych kasowych. Odnalezienie kopii z danego miesiąca podczas kontroli skarbowych zajmie Ci kilka minut. W każdej chwili możesz je wydrukować na własne potrzeby i np. przeanalizować.