Kasa fiskalna czy drukarka fiskalna?

Główną różnicą pomiędzy dwoma typami urządzeń do ewidencjonowania sprzedaży jest ich samodzielność lub jej brak. Kasa fiskalna ma wszystko, co potrzebne, by działać autonomicznie. Drukarka fiskalna wymaga podłączenia do komputera, posiada za to więcej funkcji, między innymi możliwość wystawiania i wydruku faktur VAT.

Każdy przedsiębiorca, którego przepisy zobowiązują do zarejestrowania urządzenia ewidencjonującego sprzedaż towarów lub usług osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej, ma do wyboru zakup kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej.  Na pierwszy rzut oka oba te urządzenia wyglądają dość podobnie. Różnica między nimi jest jednak istotna, a każdy przedsiębiorca musi sam zdecydować, które urządzenie lepiej sprawdzi się w jego firmie.

Autonomiczna kasa

Kasa fiskalna to samodzielny, kompletny system do rejestrowania sprzedaży. Urządzenie przed rozpoczęciem ewidencjonowania wymaga fiskalizacji i zaprogramowania bazy PLU. Pod tym skrótem kryje się baza towarów i usług, która znajduje się wewnątrz urządzenia. Kasa fiskalna może funkcjonować autonomicznie, bez konieczności podłączenia do komputera. Kupując taką kasę, mamy urządzenie całkowicie przygotowane do rejestracji sprzedaży i drukowania paragonów.

Drukarka jako fragment systemu

W przeciwieństwie do kasy fiskalnej, drukarka fiskalna wymaga podłączenia do komputera lub innego systemu sprzedażowo-rozliczeniowego. Urządzenie to nie jest autonomiczne, stanowi natomiast część systemu sprzedaży, która ma za zadanie gromadzenie i rejestrowanie w pamięci fiskalnej informacji o wykonanym obrocie. Oprócz komputera niezbędne jest też  oprogramowanie, które przesyła wprowadzone informacje do drukarki fiskalnej. Baza towarów i usług PLU nie znajduje się w drukarce, lecz jest zintegrowana z programem zainstalowanym na komputerze. Podobnie jak kasy fiskalne, drukarki wymagają fiskalizacji przed rozpoczęciem ewidencjonowania. Dostępne są modele, które można podłączyć do komputera bezprzewodowo.

Z komputerem czy bez?

Jak ocenić, które urządzenie – drukarka czy kasa fiskalna – okaże się lepsze dla naszej firmy? Głównym kryterium powinna być możliwość podłączenie sprzętu do komputera. Jeśli jej nie ma, jedynym rozwiązaniem jest kasa fiskalna, ponieważ drukarka nie jest w stanie działać samodzielnie. Natomiast jeśli urządzenie do ewidencjonowania będzie znajdowało się w pobliżu komputera, warto wziąć pod uwagę pewne dodatkowe funkcje drukarek i rozważyć, czy nam się do czegoś przydadzą.

Więcej funkcji w drukarce

Oprócz ewidencjonowania sprzedaży, drukarka fiskalna pozwala na przetwarzanie informacji zapisanych na nośniku danych. Zainstalowane oprogramowanie umożliwia nam tworzenie raportów i skomplikowanych analiz na komputerze. Dzięki temu mamy kontrolę nad działalnością sprzedażową i możemy podjąć konkretne kroki na przykład w kwestii promocji pewnych produktów lub usług. Innym udogodnieniem, które w szczególności przekonuje niektórych przedsiębiorców, jest możliwość wystawiania i drukowania faktur VAT na drukarce. Kasy fiskalne nie dają takiej możliwości.

Warszawa oferuje najwięcej

Jeśli poszukujemy kasy fiskalnej lub drukarki fiskalnej w stolicy, możemy spodziewać się dużego wyboru. Warszawa jest największym skupiskiem różnych firm w Polsce, a co za tym idzie gromadzi też firmy sprzedające urządzenia rejestrujące sprzedaż. Jednymi z najbardziej popularnych producentów drukarek fiskalnych są Posnet, Novitus i Innova, a wśród firm oferujących kasy fiskalne wymienić należy także Torrex i Farex. Znajdziemy je w sklepach autoryzowanych dealerów.

Drożej za drukarkę

Czy kasy fiskalne od drukarek różnią się cenowo? Trzeba stwierdzić, że tak. W Warszawie najtańszą kasę kupimy już za około 700zł, za to dobra drukarka to wydatek rzędu 2 tysięcy. Różnica ta wynika z większej ilości funkcji, jakie mają drukarki fiskalne. Niektóre wraz z oprogramowaniem dedykowane są w szczególności konkretnym grupom przedsiębiorców – na przykład lekarzom lub właścicielom aptek. Jeśli chcemy dokonać dobrego wyboru, przemyślmy, do jakich celów ma nam służyć urządzenie do ewidencjonowania. Dla jednej firmy dodatkowe funkcje drukarek okażą się bardzo przydatne, innym wystarczą możliwości zwykłej kasy fiskalnej.